Verwerkersovereenkomst voor persoonsgegevens (DPA)

1. Partijen en totstandkoming van de overeenkomst

De overeenkomst wordt gesloten tussen:

• de handelaar die een abonnement heeft afgesloten en wiens identiteit die is welke bij de inschrijving is opgegeven (de „Verwerkingsverantwoordelijke”);
• MALEDA SAS, SAS, 17 rue de la caserne, 57710 Aumetz, France, 123456TEST12345 („Maleda” of de „Verwerker”).

Ze wordt elektronisch aanvaard samen met de gebruiks- en verkoopvoorwaarden, waarvan ze deel uitmaakt. De aanvaarde versie en de datum van aanvaarding worden geregistreerd. Ze is van toepassing op elke winkel van de handelaar. Bij tegenstrijdigheid over de verwerking van persoonsgegevens heeft deze overeenkomst voorrang op de gebruiks- en verkoopvoorwaarden.

2. Voorwerp

Maleda verwerkt, voor rekening van de Verwerkingsverantwoordelijke en op diens gedocumenteerde instructies, de persoonsgegevens van zijn klanten uitsluitend voor zover nodig voor het leveren van de Dienst: hosting van de website van de winkel, online reserveren, afhaalbestellingen, verzending van e-mails en meldingen, en afhandeling van aanbetalingen via Stripe Connect.

De Verwerkingsverantwoordelijke blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verzameling van deze gegevens, voor de informatie aan zijn klanten (artikelen 13 en 14 van de AVG) en voor de keuze van de doeleinden. Voor de overige verwerkingen (handelaarsaccount, facturatie, beveiliging, gids, controle van het adres en de onderneming, doorverwijzingsprogramma) is Maleda zelf verwerkingsverantwoordelijke: zie het privacybeleid.

Deze overige verwerkingen vallen buiten het toepassingsgebied van deze overeenkomst. Er zijn evenwel dienstverleners bij betrokken die geen klantgegevens ontvangen en die ter informatie in bijlage 3 worden opgesomd: met name de openbare diensten die het adres en het bestaan van de onderneming van de handelaar controleren, en Stripe voor de uitbetaling van de doorverwijzingscommissies.

3. Duur

De overeenkomst treedt in werking bij de aanvaarding van de gebruiks- en verkoopvoorwaarden en duurt zolang het abonnement. Ze loopt na het einde van de overeenkomst door voor de teruggave en de wissing van de gegevens (artikel „Lot van de gegevens”).

4. Aard, doel, gegevens en betrokkenen

De aard en het doel van de verwerkingen, de soorten persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen worden beschreven in bijlage 1.

5. Instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke

Maleda verwerkt de gegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke. De overeenkomst, het gebruik van de Dienst en de instellingen ervan, en de schriftelijke verzoeken die naar contact@maleda.eu worden gestuurd, vormen deze instructies.

Maleda informeert de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk indien een instructie naar zijn oordeel een inbreuk vormt op de AVG of op een andere gegevensbeschermingsregel. De gegevens worden niet voor eigen rekening verwerkt, behalve bij een wettelijke verplichting; in dat geval wordt de Verwerkingsverantwoordelijke daarvan op de hoogte gebracht wanneer de wet dat toestaat.

De Verwerkingsverantwoordelijke verbindt zich ertoe via de vrije velden van de Dienst (dienst, opmerking bij de bestelling …) geen gevoelige gegevens in de zin van artikel 9 van de AVG (gezondheid, overtuigingen enz.) te verzamelen, behoudens werkelijke noodzaak en een passende rechtsgrond.

6. Vertrouwelijkheid

Maleda ziet erop toe dat de personen die gemachtigd zijn de gegevens te verwerken, zich ertoe hebben verbonden de vertrouwelijkheid ervan te respecteren (contractuele verbintenis of wettelijke verplichting) en ze alleen verwerken om de Dienst uit te voeren. De gegevens van een winkel zijn voor geen enkele andere handelaar toegankelijk.

7. Beveiliging van de gegevens

Maleda treft de in bijlage 2 opgesomde technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen (artikel 32 van de AVG). Deze maatregelen evolueren mee met de stand van de techniek, zonder het algemene niveau te verlagen.

8. Subverwerkers

De Verwerkingsverantwoordelijke verleent Maleda een algemene toestemming om een beroep te doen op de in bijlage 3 opgesomde subverwerkers.

Maleda informeert de Verwerkingsverantwoordelijke over elke toevoeging of vervanging van een subverwerker, ten minste 30 dagen vooraf, per e-mail of via een bijwerking van bijlage 3 vergezeld van een bericht in de Handelaarsomgeving. De Verwerkingsverantwoordelijke kan binnen die termijn om een redelijke, met gegevensbescherming verband houdende reden bezwaar maken door te schrijven naar contact@maleda.eu. De partijen zoeken dan een oplossing; bij gebreke daarvan kan de Verwerkingsverantwoordelijke het betrokken abonnement kosteloos opzeggen (de opzegging gaat in aan het einde van de Betaalde periode, of eerder als de wijziging wordt doorgevoerd).

Maleda legt elke subverwerker contractueel gegevensbeschermingsverplichtingen op die gelijkwaardig zijn aan die van deze overeenkomst, en blijft jegens de Verwerkingsverantwoordelijke aansprakelijk voor de nakoming van die verplichtingen.

9. Rechten van de betrokkenen

Maleda helpt de Verwerkingsverantwoordelijke, met passende technische en organisatorische maatregelen, bij het beantwoorden van verzoeken tot uitoefening van de rechten van personen (inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar). De Verwerkingsverantwoordelijke kan de reserveringen en bestellingen van zijn winkel raadplegen, corrigeren en wissen vanuit zijn Handelaarsomgeving.

Als een persoon zich rechtstreeks tot Maleda wendt over gegevens die voor rekening van de Verwerkingsverantwoordelijke worden verwerkt, verwijst Maleda hem naar laatstgenoemde en geeft het verzoek binnen 5 werkdagen door, zonder het zelf te beantwoorden tenzij anders geïnstrueerd.

Op verzoek verstrekt Maleda de Verwerkingsverantwoordelijke een kopie of een export van de betrokken gegevens, binnen een redelijke termijn van ten hoogste 15 dagen.

10. Inbreuk in verband met persoonsgegevens

Maleda meldt aan de Verwerkingsverantwoordelijke elke inbreuk in verband met persoonsgegevens die de voor zijn rekening verwerkte gegevens treft, zo snel mogelijk en uiterlijk 48 uur nadat er kennis van is genomen, per e-mail op het adres van het account. De melding beschrijft, voor zover mogelijk, de aard van de inbreuk, de categorieën en het geschatte aantal betrokken personen en registraties, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen. Ontbrekende informatie wordt gaandeweg verstrekt.

Het staat aan de Verwerkingsverantwoordelijke om te beoordelen of hij de inbreuk aan de toezichthoudende autoriteit (binnen 72 uur) en aan de betrokkenen moet melden; Maleda helpt hem daarbij. Maleda neemt onverwijld de nodige maatregelen om de inbreuk in te dammen en de gevolgen ervan te beperken.

11. Bijstand

Maleda helpt de Verwerkingsverantwoordelijke, rekening houdend met de aard van de verwerking en de beschikbare informatie, bij het nakomen van zijn verplichtingen inzake beveiliging, melding van inbreuken, gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en voorafgaande raadpleging van de toezichthoudende autoriteit (artikelen 32 tot en met 36 van de AVG). De informatie die nodig is om de naleving van deze overeenkomst aan te tonen, wordt te zijner beschikking gehouden.

12. Audits

De Verwerkingsverantwoordelijke kan de naleving van deze overeenkomst controleren: eerst op basis van de informatie die Maleda hem ter beschikking stelt (documentatie, beschrijving van de beveiligingsmaatregelen, verslagen of certificeringen van de subverwerkers), en vervolgens, als die informatie niet volstaat of bij een bewezen inbreuk, door een audit die hij zelf of een tot vertrouwelijkheid gehouden onafhankelijke auditor uitvoert.

De audit wordt ten minste 30 dagen vooraf schriftelijk aangekondigd, is beperkt tot de betrokken verwerkingen en vindt plaats tijdens de kantooruren zonder de Dienst te verstoren of de beveiliging van de gegevens van andere klanten in gevaar te brengen. Elke partij draagt haar eigen kosten; de redelijke kosten van Maleda komen ten laste van de Verwerkingsverantwoordelijke, behalve bij een vastgestelde tekortkoming.

13. Lot van de gegevens bij het einde van de overeenkomst

Bij het einde van de overeenkomst, ongeacht de oorzaak, geeft Maleda, naar de schriftelijk uitgedrukte keuze van de Verwerkingsverantwoordelijke, de gegevens aan hem terug of wist ze, en vernietigt vervolgens de bestaande kopieën, binnen 30 dagen na het einde van de overeenkomst (of na het verzoek, als dat later is), tenzij het Unierecht of het recht van een lidstaat de bewaring ervan voorschrijft.

Bij gebreke van een keuze worden de gegevens binnen die termijn gewist. De back-ups van de databank, die 14 dagen worden bewaard, worden uiterlijk 14 dagen na de wissing opgeschoond. Maleda bevestigt de wissing op verzoek.

14. Doorgiften buiten de Europese Unie

Maleda geeft geen gegevens door buiten de Europese Unie, behalve aan een subverwerker uit bijlage 3 en onder de waarborgen van artikel 46 van de AVG: adequaatheidsbesluit (EU-VS-kader voor gegevensbescherming) of modelcontractbepalingen van de Commissie, zo nodig aangevuld met aanvullende maatregelen. [AAN TE VULLEN: voor elke subverwerker de gekozen waarborg bevestigen]

15. Aansprakelijkheid

Elke partij is aansprakelijk voor haar inbreuken op de AVG en op deze overeenkomst onder de voorwaarden van artikel 82 van de AVG, onverminderd de rechten van de betrokkenen. In hun onderlinge verhouding is de aansprakelijkheid van Maleda uit hoofde van deze overeenkomst onderworpen aan de beperkingen van het artikel „Beperking van aansprakelijkheid” van de gebruiks- en verkoopvoorwaarden, behalve wanneer de wet die uitsluit.

De Verwerkingsverantwoordelijke vrijwaart Maleda tegen de gevolgen van een onrechtmatige instructie of van een hem toe te rekenen gebrek aan informatie aan zijn klanten.

16. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Deze overeenkomst is onderworpen aan het Franse recht en, voor geschillen, aan dezelfde bevoegdheidsregels als de gebruiks- en verkoopvoorwaarden (bevoegde rechtbanken van de zetel van de uitgever). De dwingende regels van de AVG zijn in elk geval van toepassing.

17. Bijlage 1: beschrijving van de verwerkingen

18. Bijlage 2: beveiligingsmaatregelen

Vertrouwelijkheid en toegang

• Scheiding van de gegevens per winkel: elk bedrijfsgegeven draagt de identificator van de winkel, die door de server wordt bepaald (nooit door een formulierveld); elke wijziging wordt per winkel en per identificator gefilterd.
• Authenticatie van de handelaren zonder wachtwoord: link en code voor eenmalig gebruik, vervaltijd van 15 minuten, 5 pogingen, beperking van het aantal verzendingen per uur en per adres, identiek antwoord ongeacht of het adres bestaat of niet.
• Alleen de hashes (SHA-256) van de links, de codes en de sessietokens worden bewaard; sessies van hoogstens 30 dagen, „httpOnly”-cookie.
• Toegangstokens voor sociale netwerken versleuteld (AES-GCM); annuleringslink van de klanten als hash opgeslagen.
• Toegang tot de productieomgeving beperkt tot gemachtigde personen; geheimen bewaard in de serveromgeving, nooit in de code.

Integriteit en beschikbaarheid

• Versleuteling van de uitwisselingen tijdens het transport (HTTPS, automatische certificaten).
• Validatie aan de serverzijde van elke invoer; prijzen en bedragen aan de serverzijde herberekend.
• Betalingsgebeurtenissen ondertekend en slechts eenmaal verwerkt (idempotentie).
• Dagelijkse back-ups van de databank, 14 dagen bewaard; bewaking van de toestand van de dienst.
• Foto’s opnieuw gecodeerd en ontdaan van hun metagegevens.

Traceerbaarheid en organisatie

• Logging van de toegangen en de fouten van de server.
• Beveiligingsupdates van de componenten; scheiding van de ontwikkel- en productieomgevingen; geen echte gegevens in de tests.
• Procedure voor incidentbeheer en melding van inbreuken (artikel „Inbreuk in verband met persoonsgegevens”).

19. Bijlage 3: toegestane subverwerkers

De volgende dienstverleners leveren functies van de Dienst zonder klantgegevens te ontvangen: Anthropic (AI-model van de Assistent: verzoek van de handelaar, productnamen), OpenStreetMap / Nominatim en Photon (geocodering en controle van het adres van de winkel buiten Frankrijk), de Base Adresse Nationale (controle van de adressen in Frankrijk), het ondernemingsregister / de SIRENE-databank (bestaan van de Franse onderneming) en VIES van de Europese Commissie (Europese btw-nummers): deze diensten ontvangen uitsluitend het adres en het ondernemingsnummer van de winkel; Stripe Connect voor de uitbetaling van de doorverwijzingscommissies aan de verwijzers (geen klantgegevens); Google (Google-login van de handelaar, recensies, Street View: de browser van de bezoeker kan bij het weergeven van Street View verbinding maken met Google), Meta (publicaties van de handelaar op zijn sociale netwerken).